Začíname s digitálnou transformáciou

Povedzme si úprimne: väčšina organizácií má pred prechodom k digitálnej transformácii ešte kus cesty. „Pracovná rutina“ môže byť významnou prekážkou pri hodnotení a rekonfigurácii každodenných obchodných procesov.

Z nášho prieskumu s Economist Impact vieme, že väčšina lídrov verí, že práca a podnikanie zostanú digitálne. Ale zatiaľ čo 80 % je optimistických, pokiaľ ide o ich digitálnu transformáciu, iba 26 % sa vyjadrilo, že ich generálny riaditeľ je priamo zodpovedný za riadenie iniciatív zameraných na posilnenie odolnosti.*

Podľa prieskumu spoločnosti Deloitte „zatiaľ čo 85 % generálnych riaditeľov zrýchlilo iniciatívy pre digitalizáciu počas pandémie, väčšina z nich nedokáže formulovať svoju celkovú stratégiu a pokrok nad rámec ich investícií do technológií. Imperatívom zmeny je čoraz viac vytváranie prispôsobivého modelu podnikania – takého, ktoré môže prosperovať v digitálnej ekonomike. Ak generálni riaditelia nemôžu povedať, že ich digitálna transformácia viedla k novým obchodným výhodám alebo prispôsobivosti, potom sa v skutočnosti netransformovali.”

Digitálna transformácia: čo to je a prečo je taká dôležitá?

Digitálna transformácia. Zahŕňa akúkoľvek iniciatívu, ktorá využíva technológie na zlepšenie odolnosti a výkonu podnikateľských činností.

Dnešní technicky zruční a odmalička digitálni spotrebitelia očakávajú okamžité pripojenie. V dôsledku toho by firmy mali vylepšiť svoje základné prevádzkové procesy, ak chcú naďalej rásť a prosperovať. Inak riskujú, že zostanú pozadu.

Potreby spotrebiteľov sú v každom odvetví odlišné, takže digitálna transformácia môže znamenať rôzne veci pre rôzne organizácie. Výsledok je však rovnaký. Finančné inštitúcie využívajú strojové učenie na odhalenie a predpovedanie podvodných transakcií? Aj toto je Digitálna transformácia. Maloobchodníci v oblasti elektronického obchodu hľadajú nové spôsoby, ako poskytovať zákazníkovi individuálizované ponuky? Aj toto Digitálna transformácia. Vládne agentúry prechádzajú z papiera na digitálny DMS systém pre ľahší prístup k verejným záznamom? To je tiež digitálna transformácia.

Ako digitálne transformovať vašu organizáciu

Väčšina obchodných záznamov sú dnes „od vzniku digitálne“. Aj keď papierové záznamy budú možno vždy na základe miestnych predpisov potrebné na isté účely, je dôležité hľadať rovnováhu medzi fyzickými a digitálnymi súbormi, ktoré vaša firma uchováva. Akékoľvek zbytočné používanie papiera vedie k hybridnému fyzickému a digitálnemu informačnému prostrediu, ktoré môže byť ťažké spravovať. Zdvojuje to úsilie a zvyšuje riziká pre vašu firmu a jej výsledky. Dobrou správou je, že náš prieskum realizovaný s Economist Impact ukazuje, že 93 % opýtaných organizácií implementovalo iniciatívy na vytriedenie starších fyzických a digitálnych dokumentov, súborov a údajov.*

Ak chcete modernizovať procesy správy údajov a správy informácií, kľúčom je solídny sprievodca digitálnou transformáciou. Tu načrtneme našich päť krokov, ktoré vám pomôžu nastaviť váš tím na úspech pri jeho digitálnej transformácii alebo zrýchlení prechodu k nej.

1. Krok: Identifikovať

Určite, čo by sa malo uchovávať, obhájiteľne zničIť alebo digitalizovať

Nie je prekvapujúce, že 67 % lídrov uviedlo, že identifikácia dokumentov, ktoré sa majú digitalizovať, je najdôležitejším faktorom, pokiaľ ide o triedenie papierových záznamov pre digitálnu transformáciu.** Nemôžete robiť dobré obchodné rozhodnutia, ak neviete, čo obsahujú vaše záznamy. Vhodne organizovaný a zvolený inventár je kritickým prvým krokom k digitálne transformovanej organizácii. S dobre organizovaným inventárom môžete robiť správne rozhodnutia o tom, aké záznamy si môžete uchovávať, obhájiteľne zničiť alebo digitalizovať.

Veľký projekt? Áno, ale stojí to za to.

Ak to nepotrebujete, zničte to. Organizácie by mali mať zavedený registratúrny plán pre uchovávanie záznamov na základe právnych, regulačných a prevádzkových požiadaviek pre svoje konkrétne odvetvie. Záznamy, pomocou ktorých sa splnili záväzky na základe týchto pravidiel, môžu byť obhájiteľne zničené. Aj keď predstava o zachovaní všetkého môže byť lákavá, je to tiež potenciálne škodlivé a tu je dôvod, prečo:

• Zvýšené náklady: Uchovávanie záznamov, Ktorým už uplynula lehota uloženia iba zvyšuje výdavky na správu informácií.
• Riziko pri dodržiavaní predpisov: Niektoré predpisy požadujú zničenie, v momente ako im uplynula lehota uloženia.
• Nižšia produktivita: Priemerný zamestnanec strávi 25 % svojho času v týždni na podávanie, kopírovanie, indexovanie alebo získanie papierových záznamov.

Po tom, ako ste určili, ktoré záznamy sa musia naďalej uchovávať, sa môžete potom rozhodnúť, čo budete digitalizovať.

Stiahnite si brožúru a prečítajte si viac 

Digitálna transformácia môže pre rôzne organizácie znamenať rôzne veci. Výsledok je však rovnaký. Finančné inštitúcie využívajúce strojové učenie na odhaľovanie a predpovedanie podvodných transakcií? Digitálna transformácia. Predajcovia elektronickćyh obchodov, ktorí hľadajú nové spôsoby poskytovania personalizovaných odporúčaní zákazníkom? Digitálna transformácia. Štátne agentúry konvertujú papier na digitálne dáta, aby mali jednoduchší prístup k záznamom? Aj to je digitálna transformácia.

Na modernizáciu procesov správy údajov a informácií je kľúčom mať sprievodcu digitálnou transformáciou. Tu uvádzame našich päť krokov, ktoré vám pomôžu pripraviť váš tím na úspech pri digitálnej transformácii alebo jej zrýchlení.