ULOŽENIE ZÁZNAMOV MIMO PRACOVISKA

Uchovávame a chránime vaše záznamy s dôrazom na vysoké bezpečnostné štandardy.
iron-mountain-employee-scanning-boxes-in-storage-facility

ULOŽENIE ZÁZNAMOV MIMO PRACOVISKA

Uchovávame a chránime vaše záznamy s dôrazom na vysoké bezpečnostné štandardy.
  1. Home
  2. Pasívna dokumentácia - archivácia dokumentov po dobu plynutia skartačnej lehoty

DÔVERUJTE ODBORNÍKOM NA SPRÁVU ZÁZNAMOV A INFORMÁCIÍ

Záznamy a informácie sú dôležitým zdrojom každej organizácie. Či už sa jedná o mzdové doklady, účtovné doklady, zamestnanecké údaje a ďalšie, riadenie a ochrana týchto hodnotných aktív je nevyhnutná.

Odborníci na správu záznamov a informácií spoločnosti Iron Mountain s vami identifikujú záznamy, ktoré by mohli byť premiestnené do našich bezpečných priestorov. Záznamy budú označené a klasifikované použitím vlastnej terminológie, zaznamenané pomocou čiarových kódov a sprístupnené na našom webovom portáli Iron Mountain Connect™ tak, aby ste si podľa potreby mohli rýchlo vyhľadať a získať potrebné informácie.

Dôkaz je v budove

Registratúrne strediská Iron Mountain dodržiavajú kľúčové požiadavky s ohľadom na:

  • Bezpečnosť. Vrátane vstupnej ako aj vnútornej bezpečnosti.
  • Požiarnu bezpečnosť. Preventívne opatrenia s protipožiarnou konštrukciou budovy a rýchlemu prístupu k vodným zdrojom v budove.
  • Environmentálne kontroly. Vytvárame také prostredie, ktoré chráni vaše záznamy.

Konzistetné skladovacie priestory

Spoločnosť Iron Mountain vyvinula osvedčené postupy na dosiahnutie najvyššej úrovne bezpečnosti. Okrem toho naše riešenie InControl® chráni informácie počas prenosu pomocou patentovaných bezpečnostných prvkov.

Ľudia, ktorým môžete dôverovať

Spoločnosť Iron Mountain dodržiava prísne bezpečnostné požiadavky. Vykonávame prísne kontroly, previerky zamestnancov a formálne školenia, ktorými zabezpečujeme zachovanie najvyšších štandardov pri ochrane a uchovávaní záznamov.

Mimo pracoviska neznamená offline

Aplikácia pre správu záznamov Iron Mountain Connect™ umožňuje online správu súborov, vyhľadávanie, sledovanie a spracovanie žiadostí o služby. Len prostredníctvom niekoľkých kliknutí môžete prehľadať vaše dokumenty mimo pracoviska, a zabezpečiť, aby bol dokument rýchlo naskenovaný alebo dodaný jedným z našich preverených zamestnancov. Odbremeníte tak vaše priestorové možnosti a zamestnancov a zabezpečíte rýchly prístup k dokumentom. A vďaka nášmu riešeniu uchovávaniu dokumentov v špeciálnych regáloch budete mať rýchly prístup k dokumentom.

ÚLOŽISKO NAVRHNUTÉ PRE VAŠE POTREBY

ŠPECIALIZOVANÉ ÚLOŽISKO

Ak máte špeciálne požiadavky na uchovávanie údajov ako je napríklad uchovávanie väčších objemov záznamov vyžadujúcich špeciálne environmentálne kontroly, spoločnosť Iron Mountain navrhne a vytvorí priestor, ktorý bude spĺňať vaše požiadavky.

Vlastnosti špecializovaného úložiska zahŕňajú:

  • Uchovávanie materiálov vyžadujúcich špecifické uloženie s ohľadom na prostredie a relatívnu vlhkosť v prostredí s kontrolovanou klímou.
  • Samostatný trezor pre filmy, magnetické a zmiešané médiá, aby sa zabránilo vzájomnej interakcii či kontaminácii.
iron-mountain-employee-recieving-storage-box-from-customer

PROJEKTOVÉ SLUŽBY

Pokiaľ ide o implementáciu jednorazových, pravidelných alebo prebiehajúcich projektov, odborníci na správu záznamov spoločnosti Iron Mountain majú odborné znalosti, ktoré potrebujete. Projektový tím pomáha rozšíriť vašu organizáciu a môže riadiť projekty od začiatku do konca, čím umožní vašim zamestnancom lepšie využívať svoj čas a zdroje.

Tu sú niektoré spôsoby, ako vám môžeme pomôcť:

SLUŽBY PREMIESTNENIA INVENTÁRA.

Odborníci zo spoločnosti Iron Mountain môžu vyčistiť, zbaliť a zabezpečiť prenos krabíc a dokumentov z vášho zariadenia do zariadení Iron Mountain. Vaše záznamy môžeme zabaliť do štandardných skladovacích krabíc Iron Mountain a zhromaždiť metadáta na popísanie obsahu krabice; s možnosťou individuálneho označenia každého dokumentu v nej.

INDEXOVANIE SÚBOROV.

Tím spoločnosti Iron Mountain  zodpovedný za zápis údajov môže zaznamenať popisy špecifické pre jednotlivé dokumenty, ktoré vám pomôžu spravovať vaše záznamy na úrovni dokumentu.

PRÍPRAVA NA PRENOS KRABÍC.

Môžeme skontrolovať obsah krabice a zaznamenať súvisiace metadáta. Tieto informácie vám umožnia nájsť dokumenty, ktoré potrebujete a kedy ich potrebujete.

KONSOLIDÁCIE KANCELÁRIE/ PREMIESTNENIA.

Využite kapacitu kancelárskych priestorov  efektívnejšie tým, že uvoľníte drahý priestor, ktorý je v súčasnosti obsadený archívmi a úložiskom záznamov. Iron Mountain vám pomôže identifikovať záznamy, ktoré sa môžu premiestniť do zariadenia Iron Mountain.

UCHOVÁVANIE V OTVORENÝCH POLICIACH.

Bez pravidelného plánovania triedenia a premiestňovania váš archív rýchlo naplní svoju kapacitu. Projektový tím spoločnosti Iron Mountain môže vykonávať selektívne triedenie, aby zabezpečil presun medzi aktívnou a pasívnou dokumentáciou.

PODPORA PRI AUDITOCH.

Je dôležité poznať charakter  záznamov, ktoré uschovávate , aby ste mohli reagovať na zistenia alebo iné udalosti. Služby spoločnosti Iron Mountain poskytujú priestor na vykonávanie auditov v našich centrách. Spolu s priestorom môžeme pomôcť inventarizovať vaše krabice, pripraviť dokumenty a poskytnúť podporu pri manipulácii s materiálom.

OBNOVA A OCHRANA ZÁZNAMOV.

Spoločnosť Iron Mountain môže vyčistiť a obnoviť dokumenty, ktoré boli poškodené prírodnou katastrofou alebo človekom, nečistotami, prachom, plesňami, vodou alebo zamorením zvieratami.