PORADENSKÉ SLUŽBY

Vytvorte si program skladovania a skartovania, ktorý je v súlade s legislatívou

Oddelenie poradenských služieb spoločnosti Iron Mountain môže v spolupráci s vašou organizáciou definovať, vyvinúť a implementovať program uchovávania a skartovania, ktorý je v súlade s legislatívou – program, ktorý je konzistentný, rozumný a aktuálny. Legislatívne vyhovujúci program nielenže chráni vašu organizáciu počas súdneho procesu, ale tiež zlepšuje prístup k informáciám nachádzajúcim sa v dokumentácii, čím znižuje vaše náklady na skladovanie dokumentácie.

Naši odborníci z oddelenia poradenských služieb používajú na vývin vášho programu výhradné databázy na správu záznamov a najvhodnejšie metódy. Proces zahŕňa:

Klasifikáciu dokumentácie

Vyvinieme funkčnú klasifikačnú schému, ktorá identifikuje a klasifikuje všetky dokumenty vo vašej organizácii, bez ohľadu na médium.

Správu o nájdených dokumentoch

Analyzujeme informácie zhromaždené počas procesu hľadania dokumentov a finalizujeme schému klasifikácie dokumentácie.

Pravidlá a postupy

Poskytujeme pracovnú sériu dokumentácie, ktorá pomôže vašim zamestnancom pri vytváraní, skladovaní a skartovaní dokumentácie.

Plán uchovávania a právny výskum

Vyvinieme rozšírenú verziu schémy klasifikácie dokumentácie, vrátane riešení pre uchovávanie obchodnej, právnej a oficiálnej dokumentácie pre vašu organizáciu - s dokumentáciou podporného právneho výskumu. Spoločnosť Iron Mountain uverejní záverečný plán registratúrneho poriadku na internetovom portáli Iron Mountain Connect™ a do vašej intranetovej siete môže zahrnúť internetovú stránku o spravovaní dokumentácie s možnosťou vyhľadávania.

Vykonávanie auditu

Vyvinieme pravidlá vykonávania auditu, ktoré umožnia vašej organizácii monitorovať ustavičnú zhodu so všetkými komponentmi vášho programu.

Školenie správy dokumentov

Aby sme podporili spustenie vášho programu, poskytneme vašim zamestnancom pracujúcim v oblasti registratúrneho poriadku potrebné školenia. K dispozícii sú aj ďalšie školenia zamestnancov.

Údržbu programu

Poskytujeme tiež služby údržby programu, aby ste mali istotu, že váš program registratúrneho poriadku je stále v súlade s legislatívou.