RIEŠENIA PRE SKLADOVANIE A LIKVIDOVANIE

"Čo by sme mali uchovávať a ako dlho to musíme uchovávať?"

Organizácie zhromažďujú čoraz väčšie množstvá papierových a digitálnych záznamov – a spolu s tým sa zvyšujú výdavky na skladovanie a správu. Avšak aj tak často nie je jasné, aká dokumentácia by sa mala uchovávať, na ako dlho a ktorú dokumentáciu možno bezpečne a legálne skartovať.

Spoločnosti prichádzajú do styku s množstvom zákonov a nariadení – vrátane zákona Sarbanes-Oxley, zákona o ochrane údajov, zákona o spoločnostiach a mnohých ďalších – ktoré definujú povinnosti týkajúce sa skladovania dokumentov kvôli zaisteniu transparentnosti a zodpovednosti. Zvyšujúce sa množstvo súdnych a právnych predpisov znamená, že nevhodná správa dokumentov a nesprávne postupy pri jej likvidovaní vystavujú organizácie riziku nesúladu s legislatívou a právnej zodpovednosti.

Efektívna, ekonomická stratégia  skladovania a likvidácie

Spoločnosť Iron Mountain môže pomôcť vašej organizácii naplánovať a implementovať rozsiahly a právne spoľahlivý program registratúrneho poriadku a skartovania – a zabezpečiť, aby sa systematicky používal vo všetkých obchodných jednotkách a na všetkých miestach na svete.

Dobre navrhnutý, jasne vysvetlený a konzistentne presadzovaný program registratúrneho poriadku a skartácie môže výrazne znížiť riziká spojené s dodržiavaním legislatívy a súdnymi procesmi tak, že zabezpečí, aby sa cenné a právne vyžadované dokumenty uchovávali na potrebnú dobu a aby sa následne likvidovali bezpečným a dobre zdokumentovaným spôsobom.

Znížte svoje náklady na skladovanie dokumentov

Rozsiahly program vám tiež pomôže znížiť náklady na skladovanie a manipuláciu s informáciami – a to až o 50 percent – eliminovaním nepotrebnej dokumentácie a presunutím neaktívnej dokumentácie na miesta, ktorých prevádzka je menej nákladná. Okrem toho vám účinný program pomôže zmodernizovať prístup k zvyšku dokumentácie, pretože budete spravovať a vyhľadávať v menšom množstve dokumentov.

Riešenie spoločnosti Iron Mountain sa oplatí

Spoločnosť Iron Mountain má bohaté skúsenosti v poskytovaní riešení pre uskladnenie a skartáciu:

• Vyvinuli a implementovali sme programy registratúrneho poriadku pre prísne riadené organizácie, z ktorých mnohé boli uvedené v indexe FTSE 100

• Naše odporúčania sa opierajú o rozsiahly právny výskum, ktorý zaisťuje súlad s legislatívou platnou v príslušnom odvetví
• Plánujeme registratúrne poriadky pre veľké projekty záložného skenovania, až do objemu milión a viac škatúľ, aby sa stará dokumentácia mohla riadne skartovať.
• Zákazníci zvyčajne dosiahnu výrazné zníženie objemu skladovanej dokumentácie – od 20 do 50 percent. Úspory na skladovaní dokumentácie vlastne často zaplatia celú sumu vývoja programu na správu dokumentov.