AKO TO FUNGUJE

Ako to funguje: Legislatívne vyhovujúci program správy dokumentov

Spoločnosť Iron Mountain pri práci so zákazníkmi používa na vývin legislatívne vyhovujúceho programu správy dokumentov osvedčenú šesťfázovú metodológiu.

1. Organizácia – Určenie rozsahu programu – obchodná jednotka, celá spoločnosť, medzinárodný rozsah, atď. – a stanovenie organizačných úloh a povinností na úrovni vedenia, implementácie a administrácie.

2. Ohodnotenie – Identifikácia existujúcej dokumentácie a miesta, kde sa nachádza; preskúmanie existujúcich pravidiel a postupov; identifikácia rizikových oblastí a miery rizika; analýza právnych požiadaviek na uchovávanie dokumentácie a prístupu k nej; ohodnotenie existujúcich možností implementácie a vytvorenie hlavného plánu.

3. Vývin – Identifikácia typov dokumentácie; inventarizácia všetkých údajov; vytvorenie súdržnej a rozsiahlej schémy klasifikácie dokumentácie; identifikácia požiadaviek na vedenie dokumentácie pre všetky jurisdikcie; určenie obdobia uchovávania podľa zákonných požiadaviek, rizík a prevádzkových potrieb a vývin rozsiahleho plánu uchovávania dokumentácie, ktorý zavedie konzistentné pravidlá v celom podniku.

4. Implementácia – Fázovaný prístup, v ktorom najprv implementujeme rozsiahly základný program a neskôr dochádza k implementácii najlepších možností pre dosiahnutie úspechu, s prioritou podľa rizika a obchodnej hodnoty. Na mieru prispôsobíme dodatočné pravidlá a postupy pre každú aplikáciu; aplikujeme plány uchovávania pre existujúcu dokumentáciu; navrhneme a pripravíme školenia pre zamestnancov a spustíme formálny program.

5. Správa – V záujme efektívnej správy bezpečnosti, prístupu a integrity údajov presadzujeme previerky klasifikácie a skartovania prostredníctvom správ a záruk; realizujeme školiace, komunikačné a certifikačné programy; aktualizujeme plán, pravidlá a postupy uchovávania; vytvárame plán a rozpočet pre údržbu, presadzovanie, audit a zlepšovanie programu a zaručujeme primeraný dohľad nad obchodnou jednotkou.