|
E-mail je rýchly a jednoduchý prostriedok, ktorý však vystavuje spoločnosti mnohým rizikám
E-mail je všadeprítomným a mimoriadne nákladovo efektívnym obchodným nástrojom. IDC odhaduje, že celkový objem podnikových e-mailov dosiahol v roku 2006 1 miliardu gigabajtov.
Z hľadiska odhadu rizík je čokoľvek s takým veľkým objemom a hodnotou potenciálnym zdrojom problémov a e-mail takýmto zdrojom nepochybne je. E-mailové správy sú napríklad často prvým terčom pri súdnom spore. E-mail môže mať nevhodný alebo protiprávny obsah, zvlášť keď sa rozposiela stranám, vo vzťahu ku ktorým môže predstavovať porušenie dôvernosti údajov alebo osobnú hrozbu. Predpisy nútia spoločnosti, aby e-maily uchovávali počas dlhých časových období, v dôsledku čoho dramaticky rastú nároky a náklady na skladovanie. A e-mail je navyše často zbraňou, ktorú si vyberajú hackeri na šírenie vírusov alebo na krádež informácií a identít.
Spoločnosť Iron Mountain vám môže pomôcť spravovať životný cyklus e-mailu
Správa e-mailov je komplexnou činnosťou, pri ktorej treba brať ohľad na aspekty e-mailu: vytváranie, posielanie, zabezpečovanie, skladovanie a likvidáciu e-mailových správ a ich príloh.
Pri riešení vašich potrieb týkajúcich sa e-mailu použije spoločnosť Iron Mountain svoje overené princípy a postupy správy digitálnej dokumentácie. Môže vám pomôcť v nasledovných oblastiach:
- Vytvorenie právne dôveryhodného programu správy e-mailov, ktorý bezproblémovo spolupracuje s vašou existujúcou technológiou
- Zníženie právnej zodpovednosti spojenej s e-mailami tak, aby sa nevhodná správa odhalila ešte pred odoslaním a aby bol schválený obsah vhodne chránený pred neoprávneným zásahom.
- Regulácia nákladov na odhalenie znížením objemu e-mailov vďaka aplikovaniu stratégií zadržania a likvidácie a účinnejšiemu indexovaniu a vyhľadávaniu archivovaných e-mailov.
- Zlepšenie celkovej efektivity správy e-mailov pomocou doplnkových služieb ako archivácia e-mailov a zálohovacie e-mailové systémy, ktoré je možné rýchlo aktivovať v prípade straty služby.
Overený prístup k minimalizovaniu rizík, zložitosti procesov a výdavkov
Spoločnosť Iron Mountain ponúka štruktúrovanú a overenú metodológiu správy e-mailov, ktorá minimalizuje riziká, výdavky a zložitosť procesov – problémy, ktorým čelia organizácie, ktoré sa pokúšajú o vlastnú správu e-mailovej komunikácie:
- Prieskum systémov – základ pre úspešnú správu e-mailov, počas ktorého sa váš systém správ dôkladne preskúma a analyzujú sa vaše aktuálne administratívne postupy a požiadavky.
- Odhad – ďalším krokom je formálna analýza výsledkov prieskumu, ktorá identifikuje riziká a navrhne možnosti zlepšenia a odporúčania na zníženie miery ohrozenia vo vašich momentálnych postupoch, stratégiách a procedúrach.
- Implementácia – v tejto fáze budeme s vami spolupracovať na prioritizácii odporúčaní a vývoji a realizácii podrobného plánu implementácie, v ktorom budú definované míľniky, časové prehľady, náklady a požiadavky týkajúce sa personálu a školení.
|
