Tlačové vyhlásenia

Ako čeliť záplave firemnej dokumentácie
Citát: Podľa Londýnskej obchodnej komory až do deväťdesiat percent firiem, ktoré zažijú závažnú stratu dát, skrachuje do dvoch rokov

Mnohí to poznáme. Udržať poriadok v osobných dokladoch nie je jednoduché. Vo firemnej dokumentácii, ktorej je mnohonásobne viac, je to ešte zložitejšie. Jej množstvo sa nezadržateľne rozrastá a skartovať či vyhodiť doklady nie je možné, pretože sa musia zo zákona archivovať aj niekoľko rokov. Bankové výpisy šesť, evidencia pracovníkov sedem a obchodné zmluvy dokonca dvanásť rokov po skončení ich platnosti.

Papierové doklady stále tvoria drvivú väčšinu firemnej dokumentácie, hoci sa už dlho hovorí o tom, že ich postupne nahradia elektronické, ktoré sú rýchlejšie a lacnejšie. Prognózy sa však napĺňajú oveľa pomalšie ako sa vo všeobecnosti predpokladalo. Neplatí to len pre Slovensko, ale aj pre ostatné európske krajiny, kde sa stále viac obchoduje prostredníctvom papierov ako e-mailom.

Najčastejšie zlyhá ľudský faktor

Firmy, ktoré nemajú registratúrny poriadok a nepožadujú jeho striktné dodržiavanie, sa potom často dostávajú do nepríjemných situácií. Chýbajúci doklad môže byť totiž príčinou, že organizácia prehrá inak jednoznačný súdny spor. A to je ešte ten lepší prípad. Spoločnosť, ktorá nemá doriešenú otázku bezpečného archivovania, zálohovania a obnovy dát, môže napríklad po živelnej pohrome prísť o veľkú časť, alebo dokonca o všetku dokumentáciu. Podľa Londýnskej obchodnej komory až približne deväťdesiat percent firiem, ktoré zažijú závažnú stratu dát, skrachuje do dvoch rokov. Avšak živelné pohromy a počítačové vírusy nie sú hlavnou príčinou straty dát, tou je zväčša ľudský faktor.

Papier kraľuje

„Správa a manažment firemných dokumentov nie sú jednoduché veci, preto mnohé spoločnosti tieto činnosti presúvajú na externé organizácie. Najväčším hráčom v tejto oblasti je americká firma Iron Mountain, ktorá pôsobí na trhu už vyše polstoročie. „Na Slovensku poskytujeme tieto služby od roku 1999. Mnoho zákazníkov nás pozná ešte ako regionálnu spoločnosť Docu Guard. V auguste 2004 ju kúpil Iron Mountain. Akvizícia sa zavŕšila koncom vlaňajška, keď sme začali vystupovať pod novým obchodným názvom,“ hovorí obchodný riaditeľ slovenskej pobočky Iron Mountain Dušan Csekes.

Spoločnosť poskytuje správu a úschovu obchodných dokumentov, komerčných dokladov, obrazových a zvukových nosičov. Ide pritom o takzvané aktívne dokumenty, čiže také, ktorých platnosť ešte nie je ukončená - napríklad zmluvy s telekomunikačnými operátormi či dohody o poskytnutí hypotekárneho úveru, ale aj o neaktívne dokumenty, ktorých platnosť už skončila a archivujú sa napríklad z dôvodu možných reklamácií (faktúry).

V drvivej väčšine sa archivujú originály dokumentov v papierovej forme, no od októbra minulého roka spoločnosť poskytuje aj služby digitálneho archívu, do ktorého sa ukladajú elektronické kópie dokumentov. Na Slovensku využíva služby spoločnosti zhruba dvesto subjektov. „Ide predovšetkým o veľké a stredné firmy, ktoré majú zväčša ťažkosti so skladovaním a manažovaním svojich dokumentov vo vlastných priestoroch“, vysvetľuje pre Profit Dávid Hudec, prevádzkový riaditeľ spoločnosti Iron Mountain a dopĺňa: „Najväčších klientov máme z bankového a finančného sektoru, ale archivujeme dokumenty aj klientom z IT, automobilového a potravinárskeho priemyslu“.

Dokument do dvoch hodín

Manipulácia s dokumentami prebieha na základe čiarového kódu. Pracovníci Iron Mountain spravidla priamo u zákazníka prevezmú jeho dokumentáciu, ktorá sa ukladá do štandardizovaných škatúľ. Preberací protokol obsahuje základné údaje o počte škatúľ, type dokumentov informácie o období z akého pochádzajú a ďalšie podrobnosti. Z protokolu sa následne vygeneruje a do databázy uloží riport, ku ktorému má zákazník on-line prístup. V prípade potreby si môže vyžiadať zaslanie originálu alebo naskenovanej kópie ktoréhokoľvek dokumentu. Súčasťou riportu je aj presné miesto uloženia škatule v regáloch.

Iron Mountain vyvinul špeciálny softvér Safe Keeper PLUS, ktorý umožňuje rýchlu a presnú evidenciu spisov, mapuje, ktoré dokumenty je napríklad možné skartovať. Zároveň minimalizuje možnosť straty dokumentu, pretože zaznamenáva nielen jeho aktuálne, ale aj všetky historické pozície. Vďaka čiarovým kódom dokáže spracovávať požiadavky klientov mimoriadne operatívne, v mnohých prípadoch dokonca rýchlejšie, ako keby si ich spoločnosť vyhľadávala vo vlastnom archíve. Službu poskytuje Iron Mountain nepretržite. „Na území Bratislavy má zákazník do dvoch hodín od zadania objednávky dokument z archívu na stole. Na doručenie originálov zákazníkov vzdialenejších miest používame kuriérske služby“, upresnil D. Hudec.

Škatule zo Žiliny do Bratislavy

„V skladoch už máme okolo 600-tisíc škatúľ dokumentov. Ak by sme ich poukladali za seba, merali by vyše 200 kilometrov, čo je vzdialenosť z Bratislavy do Žiliny,“ tvrdí prevádzkový riaditeľ D. Hudec. Ako dodal, v poslednom období evidujú priemerný medziročný rast výkonov o štyridsať percent, pričom polovicu tohto rastu im prinášajú stáli zákazníci a zvyšok noví. Podľa odhadov spoločnosti im súčasné kapacity archivačných skladov vystačia približne do konca tohto roka, potom budú musieť nájsť a vybudovať nové priestory. V Európe tento biznis prežíva boom.

Outsourcing správy a úschovy firemných dokumentov prináša spoločnostiam výrazné úspory na priestoroch i pracovnej sile. Služby sa spoplatňujú podľa množstva uložených dokumentov a vyžiadaných úkonov, ako je napríklad vyhľadanie dodacieho listu, doručenie originálu alebo skartácia.

Zverením správy dokumentov špecializovanej firme sa znižujú aj riziká vyplývajúce z legislatívnych zmien. Iron Mountain sa dostáva do kontaktu s citlivými dokumentmi mnohých firiem a musí zaistiť ich bezpečnosť. „V mnohých prípadoch sú naše smernice ešte prísnejšie ako lokálne zákonné požiadavky,“ tvrdí D. Hudec.

Skladovať tony papiera je jedna vec, zorientovať sa v nich druhá. Firma poskytuje služby „archivára špecialistu“, ktorý pomáha vypracovať klientom registratúrny poriadok a dokáže korigovať predstavy klienta tak, aby spĺňali literu zákona. „Už pri preberaní dokumentov u zákazníka, sa podľa platnej legislatívy definujú skartačné lehoty jednotlivých spisov. Po uplynutí doby životnosti daného dokumentu je o tejto skutočnosti klient informovaný a je len na jeho rozhodnutí či bude dokument ďalej archivovať alebo sa skartuje“, spresňuje prevádzkový riaditeľ.

Obnova dát

Hoci sa spoločnosť zaoberá aj obnovou dát, tá teraz tvorí minimálny podiel jej činnosti. „Ide hlavne o obnovu dokumentov po ich poškodení vodou. Tento systém bol použitý pri záplavách, ktoré pred niekoľkými rokmi postihli Prahu. Vtedy povodeň poškodila veľkú časť dokumentácie, ktorú mal klient uloženú v suterénnych priestoroch v zaplavených lokalítách. Tieto dokumenty boli prebraté a dlhodobo uložené v mraziacich boxoch s kontrolovanou minimálnou vlhkosťou. Procesom sublimácie sa takto podarilo ich veľkú časť zachrániť“, pridáva préklad z praxe D. Hudec.

Európske skenovacie centrum

Slovenská pobočka Iron Mountain plní tiež úlohu regionálneho skenovacieho strediska pre Európu. V Bratislave sa triedia, indexujú a skenujú dokumenty zo všetkých európskych pracovísk IBM, Kodaku, Unileveru, Lenova a Coty. Mesačne je to v priemere asi stotisíc papierových dokladov, pričom podľa odhadov spoločnosti do konca roka sa množstvo takto spracovaných dokumentov strojnásobí.