Tlačové vyhlásenia
Nedôsledná správa dát môže znamenať pre firmu katastrofu
Európska smernica MiFID začne platiť v novembri. Iron Mountain odporúča, aby firmy neodkladali aktualizáciu správy dát na poslednú chvíľu
Bratislava - 12. marec 2007. O osem mesiacov vstúpi do platnosti európska smernica o trhoch s investičnými nástrojmi, známa aj pod skratkou MiFID. Svetový líder v oblasti ochrany a archivácie dát Iron Mountain upozorňuje, že firmy a organizácie by už teraz mali myslieť na to, že budú musieť upraviť a aktualizovať zaužívané postupy v správe dokumentov.
Smernica EU MiFID, ktorá začne platiť tento rok v novembri, bude vyžadovať, aby správcovia záznamov vo finančných inštitúciách zdokonalili procesy indexovania a spätného získavania dát. Mal by sa tým zrýchliť prístup audítorov k dôležitým informáciám z archívov firiem. Podľa Iron Mountain ide o komplikovanú úlohu, ktorou by sa organizácie mali zaoberať už v súčasnosti, ak sa chcú vyhnúť pokutám a sankciám, ktoré im hrozia v prípade nedodržania smernice.
Spoločnosť Iron Mountain v tejto súvislosti zverejnila tri odporúčania, ako vybudovať flexibilný a prehľadný archív firemných dát a dokumentov:
Nezhromažďujte, ale zálohujte
Mnoho organizácií vynakladá na správu dát oveľa viac prostriedkov, ako je nutné. Hlavnou príčinou je plošný prístup k archivovaniu dokumentov. Firmy nerozlišujú medzi dôležitými a nepodstatnými údajmi. Často zálohujú všetky dokumenty aj po dobu 50 rokov, bez ohľadu na ich užitočnosť. Iron Mountain odhaduje, že pri dodržaní legislatívou predpísanej povinnej doby archivovania vybraných typov dokladov by sa 20 až 40 percent dát jej klientov mohlo skartovať alebo vymazať.
Prispôsobujte si indexovanie
Častou chybou firiem je aj zavádzanie takých postupov pri správe dát, ktoré vôbec nesúvisia s každodenným chodom organizácie. Manažment a zálohovanie dát by sa mali prispôsobovať podnikaniu, nie naopak. Správny prístup k indexovaniu môže ušetriť hodiny práce. Keďže ide o komplikovanú záležitosť, firmy by mali pri vytváraní optimálneho modelu dátového archívu spolupracovať so špecializovanými organizáciami.
Buďte pripravení na najhoršie
Efektívna správa dát je v prípade krízových situácií, ako sú živelné pohromy, požiare a iné katastrofy, nenahraditeľným pomocníkom, na ktorom záleží ďalší osud spoločnosti. Aj keď má väčšina organizácií pripravený plán obnovy v prípade takýchto udalostí, je dôležité, aby s ním bola zosúladená aj správa dát. Pri tomto prístupe budú mať zamestnanci potrebné dáta k dispozícii aj v prípade zlyhania systému.
„Vyčistením archívu sa firmy nielen prispôsobia najnovším normám, ale zároveň aj znížia náklady na zhromažďovanie už nepotrebných informácií,“ povedal šéf poradenského tímu Iron Mountain Andy Maurice. „Napríklad vo Veľkej Británii si uvedomili, že uchovávanie nepotrebných informácií je plytvaním, vďaka čomu tam poklesol rozsah administratívy na historicky najnižšej úroveň.“
„Dobre zorganizovaný archív dokáže radikálne znížiť aj čas potrebný na vyhľadávanie dát, ktoré sa vyžadujú pri auditoch, súdnych procesoch a iných právnych úkonoch,“ dodal Andy Maurice.
O spoločnosti Iron Mountain:
Iron Mountain Europe je pobočkou spoločnosti Iron Mountain Incorporated (NYSE:IRM), ktorá je svetovým lídrom v oblasti poskytovania služieb ochrany a uskladňovania informácií. Iron Mountain Europe poskytuje svoje služby na 56 trhoch v 18 krajinách Európy.
Bližšie informácie nájdete na stránke http://www.ironmountain.sk
Iron Mountain napomáha organizáciám po celom svete znižovať náklady a riziká spojené s ochranou a uskladňovaním informácií. Spoločnosť ponúka komplexnú správu záznamov, ochranu dát, ako aj riešenia pre obnovu zničených informácií. Iron Mountain zároveň poskytuje svoju odbornú znalosť a skúsenosti pri riešení komplexných informačných otázok, medzi ktoré patria napríklad narastajúce náklady spojené s uskladňovaním dát, právne poradenstvo, harmonizácia s legislatívou alebo obnova dát po katastrofických situáciách. Iron Mountain bola založená v roku 1951 a v súčasnosti je dôveryhodným partnerom pre viac než 90 000 spoločností v Severnej Amerike, Latinskej Amerike a oblasti Pacifiku. Spoločnosť v súčasnosti celosvetovo zamestnáva 17 000 ľudí a v roku 2005 vykázala zisk 2,1 miliardy amerických dolárov.
Viac informácií o spoločnosti nájdete na stránke http://www.ironmountain.com
